JobLog24 · bedrijfsplatform voor schoonmaakondernemingen
De werkdag organiseren. Mensen zelfstandig laten werken.
Een schoonmaakonderneming maakt afspraken over locaties, werkzaamheden en prijzen. Iedere werkdag moeten planners, schoonmakers en administratie die afspraken kunnen waarmaken. Voor JobLog24 ontwierpen en bouwden we de kantooromgeving, medewerkersapp en onderliggende bedrijfslogica. Mensen kunnen hun eigen werk regelen, terwijl de onderneming overzicht houdt over de dienstverlening.
De planner ziet welk werk geregeld moet worden
Een medewerker meldt zich ziek. De vraag voor de planner is dan meteen: welke locaties raken hierdoor, en wie kan het werk overnemen? In JobLog24 toont de afwezigheidsmelding de betrokken diensten. De planner kan per uitvoering een vervanger aanwijzen, de tijd aanpassen of de dienst laten vervallen, en de aangepaste planning controleren.
De weekplanning is te bekijken per medewerker en per locatie. Daarmee beantwoordt dezelfde informatie twee verschillende vragen: wat heeft deze collega te doen, en wie komt er bij deze klant? Een eenmalige wijziging blijft onderscheiden van de terugkerende afspraak. Een overgeslagen schoonmaakbeurt verandert bijvoorbeeld niet vanzelf het afgesproken abonnementsbedrag.
Ook klantcontact krijgt een plek bij het werk. Vanuit een locatie kan kantoor een gesprek vastleggen, een vervolgtaak toewijzen of extra werk plannen. De volgende collega vindt de afspraak terug bij de klant en locatie waar die over gaat.
De schoonmaker kan op locatie zelf verder
Op de telefoon ziet de medewerker de eigen opdrachten, locatie, tijden en werkinstructies. Vanuit de werkbon kan iemand tijd registreren, pauzeren en hervatten, een bijzonderheid vastleggen of een foto toevoegen. Bij afronding kan een toelichting mee naar kantoor. Zo krijgt de ervaring van de medewerker op locatie een plek in de verdere afhandeling.
Zijn er materialen nodig? De medewerker kiest de artikelen en aantallen in de app en verstuurt een aanvraag bij de juiste locatie. Kantoor volgt de aanvraag op en wijst de levering toe. De bezorger kan die vervolgens vanuit de eigen app bevestigen, met een afleverrapport. Een praktisch signaal vanaf de werkvloer krijgt zo een duidelijk vervolg.
De mobiele toepassing werkt via de browser. Op een vooraf geladen werkbon zijn starten en pauzeren ook zonder verbinding mogelijk; na herstel worden lokaal bewaarde wijzigingen doorgestuurd. Nieuwe materiaalaanvragen en foto-uploads vragen wel internet. We maken die verschillen zichtbaar, zodat medewerkers weten wat al is opgeslagen en wat nog verbinding nodig heeft.
De administratie werkt verder met de uitvoering
Een afgeronde opdracht is het begin van de administratieve beoordeling. Kantoor vergelijkt geplande en gewerkte tijd en stelt vast welke uren voor loonverwerking worden goedgekeurd. Wat aan de klant wordt gefactureerd volgt de prijsafspraak. Gewerkte tijd, goedgekeurde loonuren en factureerbare aantallen hebben daarom elk hun eigen betekenis in het platform.
JobLog24 kent drie factuurstromen: uitgevoerde opdrachten, abonnementsperioden en materialen. Conceptfacturen blijven gekoppeld aan het werk of de periode waarop ze betrekking hebben en worden per locatie samengesteld. De administratie kan bedragen en regels controleren voordat overdracht naar Exact plaatsvindt. Definitief verwerken en verzenden gebeurt daar.
Die inrichting maakt het mogelijk om terug te zoeken waar een bedrag vandaan komt. Goedkeuring van uren, facturatie en overdracht zijn afzonderlijke stappen met een eigen uitkomst. Zo kan de verantwoordelijke collega beoordelen wat klaar is en wat aandacht vraagt.
De verantwoordelijkheid van IndustrylinQ
Wij vertaalden de werkafspraken en verantwoordelijkheden naar het product en realiseerden de Office-omgeving, de mobile-first PWA, de backend en de koppelingen. Daaronder ligt een gegevensmodel voor organisaties, klanten, locaties, projecten, uitvoeringen, medewerkers, materialen en financiële afhandeling. De rol en het actieve organisatieaccount bepalen welke gegevens en handelingen beschikbaar zijn.
De diepgang zit in de beslissingen die het dagelijkse werk vraagt. Een wijziging voor één datum moet naast een terugkerend rooster kunnen bestaan. Een materiaalverzoek moet bij de juiste locatie en levering blijven horen. En een medewerker die werk afrondt, neemt daarmee niet de urenfiattering van kantoor over. Die verschillen werkten we uit in schermen, gegevens en bedrijfsregels.
Het product ondersteunt Nederlands, Engels en Spaans in de toepassingen. Ook uitnodigingen volgen de gekozen taal. Dat hoort bij software waarmee verschillende mensen zelfstandig moeten kunnen werken.
Herkenbaar buiten de schoonmaak
Ook bij onderhoud, installatie en andere dienstverlening komen klantafspraken, inzet van mensen, materialen en administratie bij elkaar. JobLog24 laat zien hoe we de onderneming als geheel begrijpen en daarbinnen iedere medewerker bruikbare mogelijkheden geven.
Wil je jullie werkwijze en commerciële afspraken eerst uitwerken? Begin bij bedrijfsanalyse en procesontwerp. Lees over onze mobiele toepassingen of systeemintegraties als de vraag al concreter is. Bij Schoonmaakwoede zie je een andere kant van dezelfde sector: online bestellen, prijsberekening, partnerplanning en betaling.
De volgende stap
Een idee of al een uitgewerkt plan?
We sluiten aan bij jullie vertrekpunt. Bespreek de beoogde toepassing, bestaande requirements en het team waarmee we samenwerken.