De klantafspraak als basis. Vakmanschap de ruimte.

Een klant kan online een schoonmaak samenstellen. Maar wat betekenen de gekozen ruimtes, vuilgraad en extra werkzaamheden voor de prijs en de inzet van een team? En wat gebeurt er als de situatie bij aankomst anders blijkt dan bij het boeken?

De opgave was om het aanbod van Schoonmaakwoede te vertalen naar een werkwijze die door de hele onderneming klopt. Een boeking moet passen bij de beschikbare capaciteit. Het team moet weten wat is afgesproken. Een afwijking vraagt om een besluit dat ook voor de klant begrijpelijk is.

Daarom begint het platform bij de inhoud van het werk. De klant beschrijft de ruimtes en de benodigde schoonmaak. Die keuzes vormen de basis voor de prijs, planning en opdracht waarmee anderen verder werken.

Schoonmaakwoede maakt deel uit van onze eigen ondernemersgeschiedenis. In dit project komen ervaring met de dienstverlening en het ontwerpen en bouwen van software samen.

We werkten uit hoe aanbod, prijsafspraken, capaciteit en verantwoordelijkheden elkaar beïnvloeden. Wie mag werkzaamheden aanpassen? Wanneer beslist de partner? Waar is klantakkoord nodig? Welke financiële handelingen blijven bij kantoor? Die keuzes vertaalden we naar het product.

We bouwden vier verbonden werkomgevingen. De klant boekt en volgt de afspraak. Office organiseert de dienstverlening en financiële opvolging. De partner beheert de beschikbaarheid van teams en beoordeelt wijzigingen binnen de eigen opdrachten. De voorman gebruikt Work Order om de situatie op locatie te controleren en het werk vast te leggen.

De beschikbare ochtend- en middagcapaciteit van teams ondersteunt de planning. Een verandering in beschikbaarheid verplaatst een bestaande klantafspraak niet vanzelf. Ook dat onderscheid hoort bij het ontwerp.

Neem een badkamer die meer schoonmaak vraagt dan bij de boeking is opgegeven. Tijdens de voorronde kan de voorman de afwijking vastleggen. De aangepaste werkzaamheden komen samen in een voorstel met het prijsverschil.

Afhankelijk van de ingestelde werkwijze gaat dat voorstel eerst naar Office of de bevoegde partner, of naar de klant. De klant kan de wijziging bekijken, akkoord geven, waar nodig bijbetalen, afwijzen of om contact vragen.

Een bevoegde partner kan ook zelf een onderbouwde beslissing nemen om het team verder te laten werken. Het platform bewaart het onderscheid tussen die beslissing, klantakkoord en een ontvangen betaling. De voorman ziet welke stap nog nodig is voordat het werk kan beginnen.

Zo krijgt de waarneming van de medewerker op locatie een volwaardige plek in de klantafspraak. De prijsgevolgen en de verantwoordelijkheid voor het besluit blijven zichtbaar.

In Work Order heeft het team de afgesproken ruimtes, extra diensten en werkzaamheden bij de hand. De voorman controleert de situatie, legt bijzonderheden vast en dient wijzigingen in. Waar beoordeling nodig is, blijft die onderdeel van de werkwijze.

Ook de uitvoering verschilt per soort opdracht. Bij maatwerk registreert het team de werkelijk gewerkte manuren en geleverde diensten. Een afgesproken minimumprijs verandert die feitelijke registratie niet. Na het werk volgen de teamcontrole en, als de klant aanwezig is, de controle samen met de klant.

Daarmee krijgt autonomie een concrete vorm: mensen kunnen handelen vanuit hun vakkennis, weten welke beslissing bij hen ligt en kunnen gericht overleggen wanneer een ander aan zet is. Persoonlijk contact blijft bereikbaar binnen het proces.

IndustrylinQ bouwde ook de gedeelde cloudomgeving en de verwerking achter de schermen. Die controleert welke handeling is toegestaan, berekent de gevolgen van wijzigingen en verwerkt die in de bestaande opdracht.

Een handmatig afgesproken prijs blijft daarbij het uitgangspunt. Een wijziging toont het verschil ten opzichte van die afspraak. Klantakkoord, vrijgave van werk en betaling worden afzonderlijk vastgelegd. Een latere reactie mag hetzelfde meerwerk niet opnieuw toevoegen.

Het platform heeft koppelingen met Mollie voor betalingen en Exact voor facturatie. Office houdt zicht op wat is ontvangen en wat nog moet worden afgehandeld. Een afgeronde schoonmaak kan nog een open voorstel of saldo hebben. De mensen op locatie hoeven daarvoor hun werkregistratie niet te veranderen.

Het resultaat is een samenhangend bedrijfsplatform waarin de klantbelofte doorwerkt tot op locatie en terug naar kantoor:

• De klant ziet welk werk is afgesproken en kan op voorgestelde wijzigingen reageren, inclusief een verzoek om persoonlijk contact.
• Het team werkt met de actuele opdracht en kan afwijkingen, uitvoering en controles vastleggen.
• De partner organiseert de eigen capaciteit en kan binnen de bevoegdheden beslissen over wijzigingen.
• Office bewaakt de afspraken, financiële opvolging en punten die na de uitvoering nog aandacht vragen.

Speelt bij jullie dezelfde vraag hoe commerciële afspraken, vakmanschap en bedrijfsvoering beter op elkaar kunnen aansluiten? Bekijk hoe we bedrijfsprocessen en verantwoordelijkheden uitwerken of wat we bij platformrealisatie opleveren.